Thi Công Backdrop Sự Kiện

Tổ chức sự kiện và những điều cần biết

Tổ chức sự kiện là gì ? có nhiều cách hiểu tùy thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi người, nhưng mục tiêu cuối cùng của tổ chức sự kiện là thu hút sự chú ý của truyền thông và công chúng và  đưa sản phẩm dịch vụ ra thị trường và tăng doanh số bán hàng của doanh nghiệp.

1. Sự kiện là gì?

Sự kiện là sự việc quan trọng với đời sống xã hội, riêng với lĩnh vực kinh doanh thì sự kiện là hoạt động tiếp thị, thương mại như: hội thảo , hội chợ , triển lãm giới thiệu sản phẩm dịch vụ,……… Vậy sự kiện có thể được hiểu theo nghĩa tổng quát là hoạt động có mục đích diễn ra tại một thời gian, địa điểm xác định nhằm tạo thu hút chú ý của các đối tượng cụ thể.

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là việc lên ý tưởng về một sự kiện và thực hiện ý tưởng từ đầu đến kết thúc sao cho hoàn hảo nhất từ những chi tiết nhỏ như không gian, âm thanh ánh sáng,…

Tổ chức sự kiện là  một công cụ marketing- cách để các doanh nghiệp giao lưu với đối tác và khách hàng, truyền những thông điệp mà người làm sự kiện hướng đến nhằm thỏa mãn kỳ vọng của công chúng đến dự.

                                  Chuẩn bị cho sự kiên của khách hàng

3. Các loại sự kiện phổ biến

• Exhibitions: các sự kiện triển lãm
• Trade Fair : hội chợ thương mại
• Fesival events : Lễ hội
• Bussiness Event: sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh : họp báo, hội thảo, hội nghị…..
• Meeting events: sự kiện giao lưu, họp mặt…
• Seminars : hội thảo chuyên đề
• Conventions: hội nghị
• Workshop: bán hàng
• ………

 

                            Chuẩn bị Backdrop tất niên 2018 cho sự kiện lễ tổng kết của khách hàng.

4. Mục đích của sự kiện

Các nhà đầu tư, doanh nghiệp tổ chức sự kiện với nhiều mục tiêu khác nhau, dưới đây là một số mục tiêu chính của hoạt động tổ chức sự kiện:

• Xây dựng hình ảnh, thương hiệu  dịch vụ sản phẩm của doanh nghiệp
• Giới thiệu sản phẩm đến khách hàng, công chúng.
• Tăng doanh số bán hàng
• Tìm kiếm đối tác, phát triển các kênh phân phối

 

5. Quy trình tổ chức sự kiện

• Xác định chủ đề, mục đích của sự kiện

Đây là bước đầu tiên cần thực hiện, sau khi xác định được chủ đề của sự kiện thì cần lên ý tưởng cho sự kiện, ý tưởng được xem là linh hồn của sự kiện và là yếu tố quan trọng nhất. Để tạo nên một ý tưởng ấn tượng , sáng tạo và phù hợp với chủ để buổi sự kiện bạn cần hiểu biết về thông tin của sản phẩm và thông điệp của sự kiện.

• Xác định quy mô sự kiện

Người tổ chức phải nắm được số lượng khách mời, đối tượng tham dự, quy mô ngân sách, nguồn nhân lực để lên kế hoạch phù hợp.

• Tổ chức sự kiện

Người tổ chức cần theo sát mọi hoạt động diễn ra tại sự kiện , đảm bảo đúng kế hoạch và xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng.

• Đánh giá, báo cáo về sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, cần có báo cáo đánh giá toàn bộ sự kiện, những mục tiêu đã đạt được và những khuyết điểm để rút kinh nghiệm.

                       Tranh trí background sinh nhật chuẩn bị cho sự kiện mừng sinh nhật

6. Những điều cần biết khi tổ chức sự kiện

Để sự kiện gây được ấn tượng với khách hàng, người tiêu dung thì bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng, có kế hoạch cụ thể và đặc biệt cần chú ý đến từng chi tiết nhỏ.

Lựa chọn địa điểm tổ chức: Địa điểm tổ chức sự kiện cần được lựa chọn sớm và có không gian đủ rộng với lượng khách hàng đã được xác định trước.

 

MC : MC là thành phần quan trọng trong mỗi sự kiện , truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp , nhà đầu tư đến khách hàng, vì vậy cần lưu ý lựa chọn kỹ lưỡng người dẫn chương trình.

 

Chuẩn bị không gian sự kiện : đây cũng là khâu quan trọng tạo nên diện mạo của sự kiện nên phải thật cẩn thận kỹ lưỡng : trang trí booth sự kiện, thi công backdrop sự kiện hcm , in ấn standee, in pp bồi format cắt thành phẩm ( in poster, in mô hình ) , âm thanh , ánh sáng ………cần lựa chọn những đơn vị quảng cáo, truyền thông uy tín chất lượng , đảm bảo kịp tiến độ.

Sự phối hợp giữa các bộ phận: các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau sẽ đảm bảo đúng tiến độ, và các bộ phận cũng cần chuẩn bị kỹ lưỡng phần việc của mình, tránh những sai sót không cần thiết.

 

Cuối cùng, một vài phương án dự phòng cho những trường hợp xảy ra ngoài ý muốn là điều không thể thiếu

Chúc các bạn tổ chức sự kiện thành công.